中國自動化大會管理辦法

為規范中國自動化大會組織工作,經中國自動化學會秘書處提議、常務理事會討論,制定中國自動化大會管理辦法。


第一條 總則

中國自動化大會,英文名稱是Chinese Automation Congress,縮寫為CAC,是由中國自動化學會主辦的大型綜合性學術會議,旨在增進自動化領域科技工作者之間的學術交流,為年輕學者提供一個高層次學術交流平臺,加強不同學科專業之間的相互借鑒和交叉融合,為助力國民經濟的發展提供良好契機。中國自動化大會的舉辦有助于增強國內自動化界的凝聚力,有助于在國家層面上擴大自動化學科對不同地區的社會影響,有助于帶動各個地區自動化學科的發展。

中國自動化學會鼓勵高校、科研院所、企事業單位積極參與大會的承辦工作,拓展合作與交流渠道,共同搭建高水平、高質量的學術交流平臺。


第二條 運作模式

中國自動化大會每年舉辦一次,采取由中國自動化學會主辦,國內各高校、科研院所以及企事業單位承辦或者聯合承辦的運作方式。大會的舉辦形式以大會主題報告和專題研討有機結合,會議舉辦時間為每年的11月,會期2-3天,具體要求如下:

1. 大會主題報告綜述性反映自動化學科及交叉學科研究最新進展,并邀請部分國外杰出學者報告;

2. 每個專題研討會需要組織10篇以上報告,報告人應至少來自4個以上單位;

3. 征稿采取約稿與自由投稿相結合的方式。


第三條 管理機構

中國自動化學會常務理事會是中國自動化大會的最高管理機構。在中國自動化學會常務理事會討論和推選的基礎上,中國自動化學會定期成立中國自動化大會顧問委員會、程序委員會和組織委員會,負責中國自動化大會的整體組織工作,其日常管理事務由中國自動化學會秘書處辦公室承擔。


第四條 職責和權利

1. 中國自動化大會程序委員會全面負責大會的學術組織工作,在常務理事會的指導下,通過程序委員會和中國自動化大會工作辦公室進行大會日常事務的處理與協調,其職責和權利主要包括:

1) 大會的總體策劃和日程安排;

2) 會議系統的建立、維護和信息更新;

3) 大會邀請報告的擬定和邀請以及專題研討邀請報告的審定,在選取大會報告和專題研討時酌情考慮承辦單位;

4) 大會論文的征集、評審、遴選和編輯;

5) 大會文集編輯、排版和印刷,電子版論文集的制作;

6) 對各專業委員會、工作委員會和協辦單位的協調、組織。

2. 在中國自動化學會常務理事會的指導下,大會組織委員會依托承辦單位開展大會的本地會務組織工作,承辦單位作為組織委員會秘書處,其職責和權利主要包括:

1) 大會當地的組織策劃過程中,獲得“中國自動化學會”、“中國自動化大會”和“中國自動化學會主辦”等字樣的使用權,并在大會組織過程中予以注明;

2) 大會組織和舉辦期間,承辦單位的名稱字樣有權出現在大會的所有宣傳印刷品、網站及會場上;

3) 大會網站建立、維護和信息更新;

4) 會議宣傳、征稿與相關咨詢工作;

5) 大會自動化領域相關展覽的組織和安排;

6) 大會會址、會場的選擇、安排與協調,參會代表的接待、食宿、交通等會務組織安排;為會議代表提供客觀透明的住房標準及預定住房,并能為代表預定返程機票或火車票;

7) 大會的財務預算安排,通過大會網站和會議系統公布注冊信息并進行在線注冊、收取會議代表注冊費和展覽費等,獨立核算,自負盈虧;

8) 配置會議中使用的儀器設備,并保證會議使用設備的正常運作;

9) 會議中安排足夠的工作人員做好代表注冊、分會場服務等各項工作,并能選擇英語較好的工作人員負責外賓代表的接待;

10) 配合程序委員會制作程序冊,提供程序冊中所需的會場及其他當地信息,并負責程序冊的印刷工作;

11) 承辦單位應定期向主辦單位報告會議籌備情況,及時溝通,必要時召開會議協調有關工作。


第五條 經費說明

1. 會議注冊費、協辦單位贊助費和大會參展展位費的收取標準須報中國自動化學會常務理事會商議通過后方可執行;

2. 承辦單位可爭取相關企業資助,資助經費由承辦單位使用;

3. 大會報告人及特邀代表的會議費、當地食宿由承辦方負責。其他有關事項均由總會與承辦單位協商解決;

4. 會前和會后分別由承辦單位提交財務收支預算和財務決算報告。上繳中國自動化學會的費用為會議總收入的30%;

5. 中國自動化學會通過自有網站、中國自動化學會通訊、合作刊物等推廣,向省級學會、分支機構、會員發放消息。


第六條 承辦方法

國內有條件、有能力的各大高校、科研院所、企事業單位均可單獨或聯合向中國自動化學會申請承辦中國自動化大會,大會的申請和組織流程如下:

1.申請單位要在上一屆大會召開前兩個月向學會秘書處辦公室提出書面申請(申請書可從學會網站www.moneymagnet1.com下載) ;

2.學會召開常務理事會會議聽取各個單位或機構的大會承辦申請陳述,投票表決后,確定大會的承辦單位;

3.成立大會顧問委員會、程序委員會和組織委員會,并在常務理事會的指導下,承辦方與中國自動化學會簽訂大會承辦協議;

4.獲得批準后,承辦方向中國自動化學會提交正式的大會組織工作方案,詳細說明大會籌備的時間節點、工作開展情況和大會的資金預算等內容;

5.大會的當地組織工作結束后一個月內,承辦方向中國自動化學會提交大會經費使用說明,大會組織工作總結,包括承辦單位公函,會議通知、申請報告、各項籌備記錄,會議日程,與會人員名單,經費使用詳單,預期目標的實現程度、會議影像資料及會議紀要等。依據上述材料和大會代表反饋情況,大會組織委員會將對承辦方的整個組織工作進行最終評價。


第七條 附則

大會的籌備和組織過程中,重要涉外事宜報中國自動化學會協調處理,境外與會代表由中國自動化學會按照中國科學技術協會有關境外專家管理規定進行管理

本管理規定經十屆八次常務理事會審議通過后執行,并由中國自動化學會負責解釋。

附:承辦中國自動化大會申請書

中國自動化學會秘書處、辦公室

2017年10月

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